9 cách ngăn chặn gian lận tài chính ở các doanh nghiệp đa chi nhánh
Theo báo cáo Hiệp hội Điều tra Gian lận Hoa Kỳ (ACFE), trung bình mỗi doanh nghiệp mất khoảng 5% doanh thu bởi các hoạt động gian lận. Tuy nhiên, chỉ có 35% doanh nghiệp áp dụng các cách thức quản trị doanh nghiệp chủ động để ngăn chặn việc gian lận.
Dưới đây là 9 phương pháp chống gian lận tài chính mà các CEO có thể chủ động áp dụng cho doanh nghiệp của mình, đặc biệt hữu ích với các doanh nghiệp đa chi nhánh.
1. Phân công trách nhiệm
Không chỉ đinh một nhân viên duy nhất thực hiện một giao dịch tài chính từ đầu tới cuối. Người viết séc sẽ không bao giờ là người ký séc. Người mở thư sẽ không bao giờ là người vào sổ theo dõi công nợ và đối chiếu các tài khoản.
2. kiểm tra bảng sao kê của ngân hàng
Không giao cho một người có chức vụ, vị trí có thể biển thủ tiền một cơ hội nào để tiêu hủy hoặc di chuyển các chứng cớ của những việc làm sai phạm
3. Theo dõi chặt chẽ việc kiểm tra của công ty bạn
Đừng bất cẩn đối với các tấm sec của công ty. Hãy cất giữ chúng trong ngăn tủ có khóa và đừng đưa chìa khóa cho bất kỳ ai
4. Đích thân ký vào từng séc thanh toán lương
Làm điều này có thể mất chút thời gian nhưng nó đáng để nó phải làm. Bạn hãy kiểm tra các tâm séc để đảm bảo rằng chúng được phát hành cho những người bạn biết.
5. Theo dõi kỹ các hóa đơn thu tiền.
Bạn nên sắp xếp tối thiểu 2 nhân viên trở lên để đếm và xác minh các khoản thu.
6. Cho phép nhân viên kế toán được nghỉ ngơi
Một nhân viên đang biển thủ công quỹ luôn cố gắng để giấu diếm hành vi ăn cắp. Nhiều chủ doanh nghiệp đã kinh ngạc khi phát hiện những nhân viên tại các chi nhánh có vẻ rất trung thành – vì họ không bao giờ nghỉ một ngày nào, không bao giờ ốm – lại là những kẻ ăn cắp thực sự.
7. Cho Kiểm toán sổ sách thường xuyên
Nếu bạn muốn có sự minh bạch và đảm bảo từ bên trong nội bộ công ty, bạn nên xây dựng một đội ngũ kiểm toán nội bộ. Cùng với kiểm toán độc lập, kiểm toán nội bộ được coi là một chuyên gia tư vấn trong tất cả các hoạt động quản lý và kinh doanh.
8. Đảm bảo rằng bạn hiểu rõ sổ sách kế toán của bạn
Việc biển thủ gian lận xảy ra khi sổ sách kế toán luộm thuộm và việc giám sát thì lỏng lẻo. Điều này làm cho nhân viên dễ dàng giữ lại tiền mặt và các phiếu thu chi. Là một chủ doanh nghiệp, bạn phải hiểu rõ hiểu rõ hệ thống sổ sách kế toán của công ty bạn, cơ cấu lại toàn bộ hệ thống sổ sách nếu cần thiết.
9. Sử dụng phần mềm kế toán
Sử dụng phần mềm kế toán hoặc hệ thống quản trị doanh nghiệp tổng thể là cách mà rất nhiều doanh nghiệp sử dụng để ngăn chặn gian lận tài chính.
